Evento aziendale: come si organizza nel modo migliore

Quando si parla di un evento aziendale, si evoca l’immagine di un luogo affollato, pieno di conversazioni animate, incontri stimolanti e relazioni professionali in crescita.

L’evento può essere una conferenza, una fiera, un seminario o un semplice incontro di socializzazione.

Ciascuno di questi ha il potenziale di costruire e rafforzare legami professionali, promuovere prodotti o servizi e generare entusiasmo intorno alla tua azienda.

Ma, come si può organizzare un evento nel modo migliore possibile?

Come assicurarsi che ogni dettaglio, dal noleggio di sedie per eventi a Milano all’intrattenimento, venga gestito con precisione?

In questo articolo, ti guideremo passo passo attraverso le varie fasi dell’organizzazione di un evento aziendale, così da rendere quest’incontro memorabile ed efficace.

Organizzare un evento: definire degli obiettivi attraverso la pianificazione

Per organizzare un evento che sia efficace, bisogna iniziare a definire in maniera chiara gli obiettivi.

Dovresti chiederti:

• perché stai organizzando questo evento?
• Qual è il suo scopo principale?

Gli obiettivi possono variare ampiamente, dal lancio di un nuovo prodotto, all’incontro con clienti storici e potenziali, alla formazione interna del personale e così via.

Ricorda, l’evento è un mezzo per raggiungere un fine, non è il fine stesso.

Ogni obiettivo specifico influenzerà in maniera significativa il tono dell’evento e si rifletterà in ogni decisione successiva che prenderai: che si tratti della scelta della location, del tipo di cibo da servire o del tipo di intrattenimento da fornire, tutto deve essere in linea con gli obiettivi dell’evento.

Una volta che avrai definito chiaramente lo scopo del tuo evento, potrai passare alla prossima fase della pianificazione ovvero, stabilire il budget a disposizione.

Il tuo budget determinerà la scala dell’evento, le opzioni di location, il catering e l’intrattenimento.

Quello che si deve sapere per gestire efficacemente il budget, è di creare un foglio di calcolo dedicato al budget stesso sul quale suddividere in macro categorie le principali voci di spesa per l’organizzazione dell’evento, come location, food&beverage, staff, comunicazione.

Questo ti permetterà di avere un quadro completo delle tue spese e di evitare sorprese inaspettate.

A questo punto, bisogna far attenzione alla scelta del pubblico di riferimento.

Questo aspetto è strettamente legato all’obiettivo dell’evento che hai definito in precedenza; infatti, il contenuto dell’evento ti aiuterà a capire chi dovresti invitare e come.

Ad esempio, se stai organizzando un evento per incentivare i tuoi venditori, i tuoi invitati dovrebbero includere la forza vendita dell’azienda e i partner commerciali; d’altra parte, se l’evento riguarda il lancio di un nuovo prodotto, dovresti pensare a un pubblico differente, come i media, i clienti esistenti e potenziali, o gli influencer del settore.

Una volta che hai determinato il tuo pubblico di riferimento, sarà più facile rispondere alla domanda “quanti” e “come” invitare.

Un piccolo consiglio: se decidi di inviare gli inviti via mail o in formato cartaceo, riserva del tempo per il follow-up telefonico; questo è un passaggio che spesso viene trascurato ma che può richiedere un po’ di tempo.

Organizzare un evento: scelta della location e intrattenimento per il successo dell’evento

Ogni evento aziendale ha bisogno di una location appropriata: se l’azienda ha spazi interni adeguati, questi possono essere utilizzati per feste aziendali; tuttavia, per meeting di affari, convegni o incontri con partner e clienti, è generalmente consigliabile scegliere una location esterna che sia facilmente raggiungibile, come una villa o una sala congressi.

Ovviamente, la location dovrà essere adatta ad ospitare il servizio catering da parte di un fornitore esterno, che dovrà tener conto delle esigenze dietetiche di tutti i partecipanti; ad esempio, dovresti sempre includere opzioni vegane e senza glutine nel tuo menu.

Allo stesso modo, nell’organizzare un evento, uno degli aspetti da non sottovalutare è l’intrattenimento.

Il perché è semplice: un evento aziendale può essere un’occasione perfetta per rompere il ghiaccio tra i partecipanti, promuovere la coesione del team e garantire un’atmosfera meno formale e più coinvolgente diventando quell’elemento chiave che può migliorare notevolmente l’esperienza dei partecipanti e contribuire al successo dell’evento.

Organizzare un evento: come avviene la promozione

Una volta che hai definito i dettagli del tuo evento aziendale, è importante concentrarsi sulla sua promozione.

La pubblicità dell’evento è una fase cruciale, che può determinare il suo successo o il suo fallimento.

Innanzitutto, la creazione e l’invio degli inviti all’evento devono essere eseguiti con largo anticipo, affinché gli ospiti possano organizzarsi per partecipare; se l’evento è di grande portata, può essere utile creare una brochure informativa da distribuire ai partecipanti, contenente il programma dell’incontro e tutte le informazioni utili.

Inoltre, la pubblicità dell’evento aziendale può e dovrebbe essere condotta anche sul web essendo uno strumento essenziale per le attività promozionali.

Puoi utilizzare il sito aziendale e i vari social network per pubblicare comunicati stampa, brochure informative e mettere in risalto gli aspetti più rilevanti del tuo evento.

Un altro strumento efficace di promozione è la comunicazione tramite mailing list.

Dopo aver inviato l’invito all’evento aziendale, è buona pratica inviare un promemoria ai tuoi ospiti tramite mailing list; questo ti aiuterà a tenere traccia di chi parteciperà e a prepararti di conseguenza.

Risulta chiaro che organizzare un evento è un processo complesso che richiede un’attenta considerazione di molti aspetti, tra cui l’obiettivo dell’evento, il pubblico di riferimento, il budget, la scelta del cibo, l’intrattenimento, e la promozione dell’evento.

È essenziale, dunque, prendersi il tempo necessario per pianificare ogni dettaglio e affrontare ogni sfida che si presenta durante l’organizzazione in modo da creare un’esperienza indimenticabile per tutti i partecipanti.